Trabajo de oficina en casa: herramientas y consejos

Arrate Sánchez de Oreka IT nos recomienda una serie de herramientas para realizar el trabajo de oficina en casa con cierta normalidad, junto con otros consejos para el teletrabajo. Oreka IT tiene el certificado Bai Euskarari con el nivel ‘Zerbitzua euskaraz’ (servicio en euskara). 

¿COVID-19 te ha pillado sin preparar el teletrabajo?

Arrate Sánchez, Oreka IT

El virus Covid-19 nos ha trastornado la vida. De un día para otro, nuestro día a día y nuestras tareas se han visto alteradas de una manera imprevisible. Entre los múltiples problemas que esta situación ha suscitado se encuentra la imposibilidad de acudir al puesto de trabajo.

En Oreka IT tenemos una gran experiencia en mejorar la eficiencia de las empresas y la optimización de los procesos a través de la tecnología, por lo que en esta coyuntura también debemos utilizar herramientas y  soluciones informáticas para trabajar cada uno desde su casa. En este artículo vamos a ofrecer una serie de herramientas para realizar el teletrabajo, relativamente fáciles y rápidas de poner en marcha.

Nuestro primer consejo y el más importante es preparar tu empresa para realizar el teletrabajo antes de que esto sea necesario. En los últimos días hemos visto cómo muchas empresas que se consideraban aptas para realizar el teletrabajo no han sido capaces de hacerlo, ya que no habían previsto ni preparado a sus empleados y equipos.

No obstante, si alguna empresa que ya tiene empleados en casa se encuentra con este artículo, mencionaremos algunas herramientas para llevar a cabo el trabajo de oficina con cierta normalidad. Hay que tener en cuenta que estos programas son sólo eso: programas. Una condición imprescindible para trabajar desde casa es facilitar la comunicación. El personal tiene que tomar en cuenta que la comunicación y el flujo de información es más importante que nunca para una adecuada coordinación.

Empecemos con algunas soluciones que podemos utilizar para salir de ciertos aprietos. Los dividiremos en seis grandes grupos en función de las necesidades que cubren. Hay que decir de antemano que muchos programas diferentes pueden tener la misma o similar funcionalidad. Aquí sólo comentaremos los más conocidos. Algunos tendrán versiones gratuitas, otros necesitan algún tipo de licencia o pago.

1.Comunicación y reuniones:

• Skype

• Microsoft Team

• Hangouts

2. Repositorio remoto de documentos:

• Microsoft OneDrive
• Google Drive
• Dropbox

3. Editores de documentos para trabajar en equipo:

• Micoroft 365

• Google-eko GSuite

4. Seguimiento de proyectos y tareas:

• Trello

• Microsoft Planner

5. Gestión del tiempo:

• Microsoft Outlook

• Google Calendar

6. Gestión de las conexiones, VPN (Virtual Private Network):

La red privada virtual garantiza el envío de datos en una red pública o no fiable, como internet, de forma segura y encriptada. Además permite el despliegue de una red local. Por lo tanto, en el caso de disponer de un servidor VPN en nuestra empresa, nos permite conectarnos de forma segura a la red local, aunque no sea de la propia empresa. Por lo tanto, si activamos la conexión VPN en nuestro dispositivo, podemos hacer uso de los servicios como si estuviéramos en la oficina. Entre las opciones que hemos dado, esta puede ser el más complejo y requiere una configuración previa, ya que se debe configurar en todos los ordenadores que se vayan a utilizar para el teletrabajo.

Esperamos que con estas herramientas hayamos sido capaces de poner en marcha el teletrabajo básico, sobre todo si esta situación provocada por el Covid-19 te ha pillado sin previa preparación. Sirven para sacar el máximo partido a los próximos días, pero también para la conciliación de trabajadores, que cada vez es más importante. Si las empresas se acostumbran a comprar ordenadores portátiles y prepararlos para el teletrabajo, la gestión de estas crisis se hará más fácil. En definitiva, se trata de una facilidad tanto para la empresa como para los empleados, al margen de la situación actual de alarma.

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