Bulegoko lana etxean: lan-tresnak eta aholkuak

Oreka IT-ko Arrate Sánchezek bulegoko lana etxean nolabaiteko normaltasunez aurrera eramateko lanabes batzuk gomendatuko dizkigu, telelanerako beste aholku batzurekin batera. Oreka IT Bai Euskarari komunitateko kide da eta ‘Zerbitzua euskaraz’ eskaintzen du. 

Covid-19ak telelana prestatu gabe harrapatu zaitu?

Arrate Sánchez, Oreka IT

Covid-19 birusak hankaz gora jarri digu bizitza. Egun batetik bestera, geure egunerokotasuna eta zereginak aldrebestu egin dira aurreikusi ezin genuen era batean. Egoera honek sortu dituen arazo anitzen artean, lanpostura joateko ezintasuna da traba handienetakoa.  

Oreka IT-en eskarmentu handia daukagu enpresen efizientzia eta prozesuen optimizazioa teknologiaren bitartez hobetzen, beraz, egoera honetan ere eskura ditugun lanabes eta soluzio informatikoaz baliatu behar gara bakoitzak bere etxetik lan egiteko. Artikulu honetan, enpresa batek telelana egiteko beharko lituzkeen aukera batzuk emango ditugu, abian jartzeko nahiko errazak eta azkarrak. 

Ikusi dugun moduan, alarma egoera bat egun batetik bestera dekretatu daiteke egoera oso larria bihurtzen bada. Gehienok inoiz bizi izan ez dugun egoera bat izanda ere, enpresak prest egon behar dira honelako kasuistikaren aurrean aktibitatea ahalik eta hoberen aurrera eramateko. Beraz, gure lehenengo aholkua, eta garrantzitsuena honakoa da: prestatu zure enpresa telelana egiteko, beharrezkoa izan baino lehen. Azken egunetan ikusi dugu nola telelana egiteko egokiak ziren enpresa asko ez diren gai izan hau egiteko, aurreikusi eta prestatu ez zituztelako euren langile zein ekipamenduak. Egoera hau etorri denean presaka eta lasterka ekin behar izan diote telelana prestatzeari, eta jadanik langile guztiak etxean daudenean ez da momenturik aproposena telelana egoki prestatzeko. Enpresa bakoitzeko beharrak, tamaina eta aukerak aztertu ditzakeen enpresa edo aholkularitza batek diseinatu dezake telelana era egokienean ezartzeko plana.

Dena den, eta jadanik langileak etxean dituen enpresaren bat artikulu honekin topatzen bada, bulegoko lana nolabaiteko normaltasunez aurrera eramateko lanabes batzuk aipatuko ditugu. Kontutan hartu behar dugu programa hauek hori bakarrik direla: programak. Etxetik lan egiteko behar-beharrezkoa den baldintza bat komunikazioa ahalbidetzea da. Langileak oso serio hartu behar dute komunikazioa eta informazio-jarioa inoiz baino garrantzitsuagoa dela koordinazio egoki bat izateko. 

Has gaitzen beraz estutasun batzuetatik ateratzeko erabili ditzakegun soluzio batzuen inguruan hitz egiten. Sei talde handitan banatuko ditugu, betetzen dituzten beharren arabera. Aldez aurretik esan beharra dago programa ezberdin askok funtzionalitate bera edo antzekoa izan dezaketela, beraz. Hemen bakarrik ezagunenak edo martxan jartzeko ospetsuenak komentatuko ditugu. Batzuk doako bertsioak izango dituzte, beste batzuk nolabaiteko lizentzia edo ordainketa behar dituzte.

1. Komunikazioa eta bilerak:

Telelanaren zutabe garrantzitsuenetarikoa. Etengabeko elkarrizketak eta bilerak (bai bideoarekin zein bideorik gabe) denbora errealean egiteko lanabesak:

• Skype

• Microsoft Team

• Hangouts

2. Dokumentuen urrutiko biltegia:

Telelana egiteko ez bada ere, oso aukera ona da beharrezkoak diren dokumentuak beti eta edonon eskura izatea. Are gehiago telelana egiteko orduan.

• Microsoft OneDrive

• Google Drive

• Dropbox

3. Dokumentuen talde-editoreak:

Aurreko ataleko programekin erlazionatuta, telelana egiteko orduan oso baliagarria da dokumentuak pertsona ezberdinen artean eta aldi berean editatzeko aukera. Kasu honetan, urrutiko biltegian bertan editatzeko aukera batzuk honakoak izango lirateke:

• Micoroft 365

• Google-eko GSuite

4. Proiektu eta zereginen jarraipena:

Aurrez aurre ez gaudenean, oso garrantzitsua da jakitea zer dauden gure taldekoak egiten, batez ere proiektuen arduradunen ikuspegitik. Jarraipen hau egiteko eskuragarri dauden aukerak:

• Trello

• Microsoft Planner

5. Denboraren kudeaketa:

Etxean egoteak ez du esan nahi denboraren kudeaketa albo batera utzi behar dugunik. Lankideekin zereginak antolatzeko eta denbora kudeatzeko aukera asko daude merkatuan. Ziurrenik hauek izango dira jadanik enpresetan erabiltzen direnak, telelana inplementatuta ez badute ere:

• Microsoft Outlook

• Google Calendar

6. Konexioen kudeaketa, VPN (Virtual Private Network):

Sare pribatu birtualak sare publiko edo ez fidagarri batean egonda, internet adibidez, modu seguru eta enkriptatuan datuak bidaltzea bermatzen du. Gainera, sare lokal baten hedapena egitea ahalbidetzen du. Beraz, gure enpresan VPN zerbitzari bat izanez gero, gure enpresako sare lokalera modu seguru batean konektatzeko aukera ematen digu, nahiz eta enpresakoa ez den sare batera konektatuta egon. Ondorioz, gure gailuan VPN konexioa aktibatzen badugu, bulegoan egongo bagina bezala enpresa barruko zerbitzuen erabilera egin dezakegu. Eman ditugun aukeren artean, hau izan daiteke konplexutasun handikoa eta aldez aurreko konfigurazioa behar duena, telelanerako erabiliko diren ordenagailu guztian konfiguratu behar delako.

Espero dugu eman ditugun aukera hauekin oinarrizko telelana martxan jartzeko gai izatea, batez ere Covid-19ak eragin duen egoera honek prest egon gabe harrapatu bazaitu. Hurrengo egunei ahalik eta probetxu gehien ateratzeko balio dute, baino baita gero eta garrantzizkoagoa den langileen kontziliaziorako. Enpresek ordenagailu eramangarriak erostera eta telelanerako prestatzera ohitzen badira, asko erraztuko da krisialdi hauen kudeaketa. Azken finean, enpresarentzako zein langileentzako erraztasun bat da, egungo alarma egoeratik at.

Ilustrazioa: Designed by stories / Freepik